Salesforce 101: Guía para principiantes (Parte 2)

En esta etapa ya conoces sobre la plataforma Salesforce y sus productos. Ahora nos adentraremos un poco más en este mundo y veremos qué podemos hacer, qué opciones nos ofrece y algunas actividades diarias.

Primero lo primero. Acceso y visibilidad de datos en Salesforce.

Para determinar quién ve qué en tu organización, existen en Salesforce cuatro capas de Control de Acceso que los administradores pueden gestionar:

Permisos, perfiles y roles

Los permisos y perfiles que se le pueden asignar a un usuario dependen directamente de la licencia que tenga ese usuario.

Permisos

Un usuario puede tener múltiples permisos, algunos ejemplos de permisos son: permisos sobre objetos, sobre campos, sobre usuarios, ajustes de aplicaciones, activar contratos, ver todos los pronósticos etc. Los permisos responden a las tareas que un usuario puede ejecutar y opciones a las que los usuarios pueden acceder.

Perfiles

Puedes asignar perfiles a los usuarios, basándote en la licencia que éstos tengan. Un perfil es un grupo de características y permisos que definen:

• Lo que los usuarios pueden hacer dentro de la organización.
• El acceso de usuarios a objetos y datos.

Un perfil puede ser asignado a varios usuarios, pero un usuario sólo puede tener un perfil a la vez. Dependiendo de la edición que hayas comprado, puedes tener perfiles estándares y personalizados.

Roles

Cada organización posee una jerarquía de roles. A través de estas jerarquías se pueden controlar los niveles de visibilidad que tienen los usuarios sobre los registros de la organización. Por ejemplo, los usuarios en lo más alto de la jerarquía tienen acceso a todos los registros de los usuarios que tengan roles de niveles inferiores.

Perfiles estándares

Cada organización de Salesforce incluye perfiles estándares que no pueden ser eliminados y que puedes asignar a tus usuarios. En la mayoría de las ediciones además puedes crear, eliminar o editar tus propios perfiles. Para mayor información, clic aquí.

Nombre del perfil	Descripción
Administrador del sistema	Todos los que tengan este perfil, podrán configurar y realizar personalizaciones en la organización, pueden realizar todo tipo de funciones que no requieran una licencia extra. Ejemplo: un Administrador, no podría “gestionar campañas” si no tiene la licencia: Marketing User license.
Usuario de plataforma estándar	Puede utilizar las aplicaciones instaladas de AppExchange o las que hayan sido desarrolladas en la organización. Además, puede utilizar las funcionalidades básicas de la plataforma, como cuentas, contactos, reportes, dashboards y pestañas personalizadas.
Usuario de aplicación de Platform One estándar	Se diferencia del Usuario Estándar de la Plataforma en que sólo puede usar una aplicación AppExchange personalizada desarrollada en su organización o instalada desde AppExchange. La aplicación personalizada está limitada a cinco pestañas.
Usuario estándar	Puede crear y editar la mayoría de los tipos principales de registros, ejecutar reportes y ver la configuración de la organización. Puede ver, pero no administrar campañas. Puede crear, pero no revisar soluciones.
Usuario de comunidad de clientes	Puede iniciar sesión a través de Experience Cloud. La configuración de cada comunidad y el modelo de colaboración del sitio determinan su acceso a pestañas, objetos y otras funciones. Este perfil está asociado a la licencia “Comunidad de clientes”.
Usuario de comunidad de socios	El Usuario de la comunidad de socios puede iniciar sesión a través de Experience Cloud. La configuración de cada comunidad y el modelo de colaboración del sitio determinan su acceso a pestañas, objetos y otras funciones. Este perfil está asociado a la licencia “Comunidad de socios”.
Usuario de comunidad de cliente plus	Puede iniciar sesión a través de Experience Cloud. La configuración de cada comunidad y el modelo de colaboración del sitio determinan su acceso a pestañas, objetos y otras funciones. Perfil asociado a la licencia “Comunidad de clientes Plus” (para clientes que necesitan una colaboración avanzada).
Usuario Socio	Puede iniciar sesión a través de Experience Cloud. La configuración de cada comunidad y el modelo de colaboración del sitio determinan su acceso a pestañas, objetos y otras funciones. Perfil asociado a la licencia “Comunidad de clientes Plus” (para clientes que necesitan una colaboración avanzada).
Usuario de Marketing	Además de las funcionalidades del usuario estándar, puede administrar campañas, crear membretes, crear plantillas de correo electrónico HTML, administrar documentos públicos y agregar miembros de campaña y actualizar sus estados con el Asistente de Importación de Datos.
Gerente de Solución	Puede revisar y publicar soluciones. También tiene acceso a las mismas funcionalidades que el usuario estándar.
Gerente de Contrato	Puede crear, editar, activar y aprobar contratos. Este perfil también puede eliminar contratos siempre que no estén activados.
Usuario Moderador Chatter	Puede iniciar sesión en Chatter. Puede acceder a todas las personas, perfiles, grupos y archivos estándar de Chatter. Este usuario también puede: – Activar y desactivar otros usuarios y moderadores de Chatter Free. – Otorgar y revocar privilegios de moderador. – Eliminar publicaciones y comentarios que puedan ver. – Editar sus propias publicaciones y comentarios.
Mínimo Acceso – Salesforce	Otorga los mínimos privilegios en la plataforma Salesforce. Incluye los permisos de Actividades de acceso, Usuario interno de Chatter, Usuario de la consola Lightning y Ver enlace de Ayuda. A este perfil le puedes agregar más permisos (siguiendo siempre las mejores prácticas de seguridad de datos).
Sólo Lectura	Puede ver la configuración de la organización, ejecutar y exportar informes. Además, ver, pero no editar, otros registros. Para las organizaciones de Salesforce de la versión Summer ’21, este ha pasado a ser un perfil personalizable, lo cual permite que puedan modificarse su nombre y sus permisos asociados. Las organizaciones creadas en Spring’21 no cuentan con este perfil, pero al de Mínimo Acceso, se le podrán asignar permisos de lectura si fuera necesario.

Navegando dentro de Salesforce

Una vez dentro de Salesforce podrás descubrir intuitivamente muchas opciones. No obstante, te ayudaremos a familiarizarte con la herramienta.

Página de Inicio

Al iniciar sesión en Salesforce te encontrarás con la página de Inicio o Home page. Lo que verás dependerá de la interfaz de usuario (IU), edición, diseño y personalizaciones que existan para tu usuario.

Con la IU Lightning Experience en tu página de inicio podrías ver lo siguiente:

• Diferentes paneles, entre ellos el rendimiento de ventas trimestral, información de interés para los usuarios de ventas.
• Un Asistente que muestra un listado con recomendaciones de acciones que podrías realizar en tu organización.
• Un resumen de cuentas, oportunidades o candidatos que se hayan registrado recientemente.
• Tus tareas para el día y eventos próximos.

Si trabajas con Lightning Experience puedes crear páginas de inicio personalizadas para diferentes perfiles, apoyándote en la herramienta Lightning App Builder.

Al iniciar sesión en Salesforce Classic contarás con:

• Elementos vistos recientemente.
• Tu Chatter feed.
• El Calendario de Eventos.
• La Papelera de Reciclaje.
• Recomendaciones y notificaciones.

Pestañas o tabs

Además de la pestaña de Inicio, tenemos otras pestañas a través de las cuales podemos llegar a las páginas de inicio de “objetos” como Cuentas, Oportunidades, Campañas, etc.

Menú de aplicaciones

Podrás encontrarlo en la esquina superior derecha de cualquier página de Salesforce. Este menú desplegable es utilizado para acceder al listado de Aplicaciones disponibles para tu perfil y navegar entre ellas. En Lightning Experience incluso, si un usuario solo tiene una aplicación asignada a su perfil, se mostrará este menú con el App Launcher. En Salesforce Classic no se muestra este menú cuando los usuarios tienen una sola aplicación asignada a su perfil.

Papelera de Reciclaje

En Salesforce Classic, esta opción está disponible al final de la barra lateral izquierda para todas sus ediciones. En Lightning Experience está disponible en casi todas las ediciones y para acceder a ella o adicionarla a tu barra de navegación tendrás que hacerlo a través de App Launcher.

Contiene elementos que han sido eliminados hace menos de 15 días. Los administradores de Salesforce pueden ver todos los datos que han sido eliminados en la organización completa. Los registros en la Papelera de Reciclaje no cuentan para el uso de almacenamiento de su organización, sin embargo, tienen un límite. Tu Papelera de Reciclaje puede tener un número de registros equivalente a 25 veces la capacidad de almacenamiento en Mb de tu organización. Por ejemplo, si la capacidad asignada a tu organización es de 2.000 MB puedes tener en la papelera 50 mil registros.

Pestaña Calendario

Puedes utilizar el Calendario para controlar tu agenda en Salesforce. Con las diferentes vistas de calendario (mes, día, semana) puedes moverte fácilmente por diferentes períodos. Además, puedes compartir tu calendario de eventos, ver los de otros, etc.

Tareas

Puedes usar la sección Tareas para mantenerte al día con todos los elementos de tu lista de tareas pendientes. También dispones de la vista Kanban para monitorear el avance de tu trabajo.

Personalizar la barra de navegación

Esta opción permite que acomodes las pestañas en tu página de inicio a tu gusto.

Buscar

La barra de búsqueda o cuadro de búsqueda la encontrarás en la parte superior de la página. Te permite optimizar la búsqueda partiendo de las palabras claves. También desde una búsqueda global puedes filtrar por contacto, cuentas u oportunidades y encontrar lo que buscas más rápido. El cuadro de búsqueda aparece en cada sección que te encuentres de tu organización y en cada caso la búsqueda se restringirá a la misma.

Panel Registros recientes

Puedes usar Registros recientes para acceder a pestañas u objetos consultados recientemente.

Notificaciones

Muy útiles para mantenerte al tanto de comunicaciones importantes de tu equipo de proyecto o gerentes de Salesforce.

Ver Perfil y Configuración

A la derecha e izquierda de las Notificaciones, respectivamente, puedes modificar tu información personal. Si eres administrador, puedes utilizar estas opciones para la configuración y personalización de la organización.

Ayuda

Introduces alguna palabra clave y Salesforce te guiará por contenidos que te ayudarán a aclarar tus dudas. Salesforce Help incluso te propone comprobar tus conocimientos a través de preguntas que revelarán qué tal estás con respecto al uso de la aplicación. Además, te propone un recorrido por las principales funciones que puedes realizar dentro de la aplicación.

Actividades diarias dentro de tu organización en Salesforce

Crear registros a partir de las “páginas de inicio” de objetos

Puedes crear rápidamente cuentas, clientes potenciales, tareas, notas, contactos, candidatos y oportunidades, desde la página de inicio de cada objeto. Si bien algunos objetos (como cuenta) tienen pautas y consideraciones especiales que debes conocer, el proceso de creación de un registro es similar para todos.

Sólo tienes que hacer clic en el botón a la derecha del nombre del objeto del tipo de registro que deseas crear, hacer clic en Nuevo y proporcionar la información solicitada.

Ejemplo:

Debes Guardar los cambios cuando termines de ingresar los valores para tu nuevo registro. Si navegas fuera de la página antes de hacer clic en Guardar, perderás los cambios.

Establecer relaciones padre-hijo entre objetos de tipo cuenta

Primero, crea ambos registros; padre e hijo. Editas la cuenta hija y usas el icono de búsqueda junto al campo “Cuenta padre” para asociar la cuenta a un padre; así obtendrás una vista de la estructura corporativa de la organización. Finalmente haz clic en “Guardar para” y se unificarán las dos.

Registrar una llamada

Se puede registrar información sobre las llamadas telefónicas asociadas a un objeto determinado, por ejemplo, una llamada asociada a una cuenta. Esta llamada formaría parte del registro de Actividades de este objeto en particular. En la página de detalles del registro, encontramos la pestaña Actividad, dentro de la cual encontramos 3 pestañas más entre ellas “Registrar una llamada”.

Programar el evento enviar correo

En las páginas de detalles de registros, en la pestaña Actividad, del panel de la derecha, encontramos otras 3 pestañas, una de ellas es Nuevo evento. Cuando creamos un “nuevo evento”, en el Asunto se puede seleccionar la opción Correo electrónico.

Enviar correo directamente

Se puede enviar un correo a cualquier contacto registrado, sólo es necesario hacer clic sobre la dirección electrónica y se iniciará el gestor de correos que tengamos configurado en nuestro equipo.

Exportar un reporte

Puedes seleccionar un informe y hacer clic en el botón Exportar a Excel. Luego seguir los pasos.

Transferir un registro

Suponiendo que tienes permisos de transferencia, puedes ir a la página de detalles de los registros, seleccionar el registro deseado e ir a la opción “Cambiar propietario”. Seguidamente escoges un nuevo propietario entre los usuarios de la organización y listo. Tienes la opción de notificarle al nuevo propietario esta modificación a través de un correo electrónico.

¡Esto es todo por ahora! Esperamos que esta guía te ayude a comprender cómo empezar a utilizar Salesforce. Y si aún necesitas ayuda, no dudes en comunicarte con nosotros enviando un correo electrónico a hello@theskyplanner.com. Nuestro experimentado equipo estará encantado de ayudarte a lo largo de este viaje por Salesforce.