Mejores prácticas en la Implementación de Salesforce CPQ 

Salesforce CPQ es una poderosa solución diseñada para generar ágilmente cotizaciones precisas para productos o servicios complejos. Comprende las fases cruciales del ciclo de venta, permitiendo a los vendedores realizar en tiempo real configuraciones en su catálogo de productos y precios. Por ello, la implementación de CPQ resulta un proyecto estratégico y de alta demanda en el mercado. Las herramientas de CPQ permiten optimizar el tiempo total dedicado a la venta, mediante un proceso de venta guiada, rápidos procesos de cotización a caja y la reducción del tiempo de respuesta de cotizaciones. Dicho aún mejor, la exitosa implementación de CPQ influye directamente en la eficiencia de la empresa y se refleja tanto en sus procesos comerciales como en la experiencia de compra del cliente.

¿Qué es la implementación de Salesforce CPQ?

La implementación de Salesforce CPQ se refiere al proceso de integrar dicho software a los sistemas y flujos de trabajo existentes en una empresa. Esto implica realizar las configuraciones necesarias para que la solución logre un acoplamiento eficiente con todos los procesos comerciales con los que se relaciona. Estas acciones incluyen la configuración de los productos y paquetes, así como el establecimiento de las reglas de precios y descuentos aplicables. Simultáneamente se organizan procesos de revisión y aprobación. Todos estos elementos y otros más precisan una adecuada configuración para lograr un verdadero impacto.

No existe una sola vía para implementar Salesforce CPQ. De hecho, puede ser implementado tanto por el departamento de informatización de la empresa, como por proveedores o consultores de CPQ. Este proceso suele tener plazos prolongados debido a la necesidad de configurar adecuadamente el sistema en los procesos comerciales implicados. En cualquier escenario, llevar a cabo buenas prácticas para la implementación de Salesforce CPQ se hace necesario para asegurar el tránsito de tu empresa a un nivel superior.

Mejores prácticas para la implementación de Salesforce CPQ

La implementación de Salesforce CPQ puede ser un proceso complejo, sobre todo si no tenemos experiencia en esta área. Sin embargo, llevando a cabo este proceso de manera organizada y guiada por buenas prácticas, podemos asegurar una adecuada implementación que logre maximizar los beneficios de esta poderosa herramienta. No obstante, siempre se recomienda contar con un consultor de CPQ para mayor seguridad de éxito a la primera. En este sentido, te brindamos una serie de tips que puedes considerar como buenas prácticas a la hora de implementar Salesforce CPQ.

1- Planifica el proceso de implementación.

Cuando decidas implementar Salesforce CPQ, debes realizar una planificación detallada en función de lo que deseas lograr. En este sentido, debes definir los objetivos que te movilizan a dar este paso. No puede tratarse de una moda o mero embullo. Por ejemplo, puedes plantearte como objetivo reducir el tiempo destinado a la venta, o aumentar el valor promedio del pedido por cada cliente, entre otros. Así que analiza bien las necesidades comerciales de tu empresa, el alcance que deseas para el proyecto, el tiempo que precisará, los costos y riesgos, así como los recursos, tanto humanos como técnicos, que necesitarás.

Recuerda que los objetivos trazados deben ser medibles. Esto te permitirá comprobar más adelante, y con datos concretos, el impacto de esta implementación y el retorno de la inversión realizada. Una vez definidos todos estos elementos, establece un cronograma realista que te conduzca a una implementación exitosa. Por si fuera poco, no olvides comunicar el plan a todos los involucrados en el proceso, tanto los desarrolladores como los usuarios finales. Todas las partes interesadas necesitan conocer el qué, cómo y cuándo será el proceso, sobre todo aquellos a quienes más impactarán los cambios, que suelen ser los trabajadores del equipo de ventas.

2- Comprende los procesos actuales de tu empresa.

Antes de implementar Salesforce CPQ, tu empresa parte de un estado determinado, el cual debes conocer muy bien. Necesitas dominar todos los aspectos relacionados con tu proceso de ventas, desde la cotización hasta el cobro del efectivo (quote-to-cash). También la manera en que se integra con las áreas de ventas, operaciones y finanzas. Para ello, deberás realizar una evaluación que te permita identificar las áreas y aspectos en los que se precisan mejoras.

De hecho, la propia implementación de Salesforce CPQ implica una revisión y análisis de todos esos procesos para determinar cómo poder optimizarlos, con el objetivo de satisfacer las necesidades de la empresa. Una vez identificados, la solución CPQ de Salesforce podrá entrar en acción erradicando las deficiencias encontradas, al tiempo que potenciará las tareas con buen funcionamiento.

3- Configura las funciones básicas, luego personaliza.

Todo sistema posee funcionalidades primarias muy fáciles de configurar y que aseguran el funcionamiento básico del proceso al que responden. Pues bien, ¡comienza por esas que son elementales! En este caso podrían ser las correspondientes a la configuración de los productos, precios y reglas. Luego, podrás configurar funcionalidades más avanzadas y que se ajusten mejor a las características específicas de tu empresa, sobre la base de los objetivos a alcanzar y al estado de partida del sistema.

Salesforce CPQ tiene muchas y muy diversas funciones, por lo que la configuración de todas esas funciones de una vez puede ser algo realmente engorroso. Recuerda que lo óptimo reside en lo simple, así que, siempre que sea posible, trata de hallar el balance adecuado entre la simplicidad y la personalización.

4- Capacita a los usuarios y estimula la participación activa de los interesados.

Proporciona una formación adecuada a los usuarios del sistema para que lo puedan utilizar eficazmente y aprovechar al máximo sus funcionalidades. Realiza capacitaciones adaptadas a los diferentes roles y departamentos de tu empresa, para guiar a los empleados en la asimilación de una nueva forma de proceder con sus tareas habituales. Esto puede incluir capacitación en línea, sesiones presenciales , así como la entrega de materiales de referencia y guías paso a paso. Asimismo, involucra activamente a los interesados clave en todas las etapas de la implementación de Salesforce CPQ. Esto garantiza que sean cubiertos los requisitos, previamente conciliados y aceptados. Esto puede incluir a los equipos de ventas, operaciones, finanzas y TI, entre otros.

5- Integra Salesforce CPQ con otros sistemas.

Si quieres garantizar una operación fluida y coherente en toda la empresa, necesitas asegurarte de realizar una adecuada integración de Salesforce CPQ con todos los otros sistemas con los que trabaje tu empresa. Por ejemplo, Salesforce CPQ debe integrarse de manera eficiente con todo el ecosistema del CRM, en especial con Salesforce Billing, con el ERP, el software de contabilidad, etc. Esto asegura que todos los datos generados respecto a precios y cotizaciones de tu empresa sean precisos, al tiempo que impactan positivamente en la eficiencia de la misma.

En SkyPlanner LLC, implementamos exitosamente CPQ para nuestro cliente ALS, facilitando el reemplazo efectivo de DealHub. Esto no solo mejoró sus cotizaciones, también les proporcionó mayor personalización en sus ofertas, automatización avanzada en la generación de propuestas, y una integración más fluida con su CRM.

6- Asegura la gestión de datos.

Para que el equipo de ventas de tu empresa pueda realizar un adecuado proceso de cotización para un cliente, precisa tener en sus manos todos los datos que, sobre ese cliente, ha captado tu empresa. Esos datos pueden estar dispersos en varios sistemas, con lo cual puede ser complicado lograr una visión integral de los mismos. Por ello, una acción importante en el proceso de implementación de Salesforce CPQ es organizar los datos y garantizar que estén todos en un mismo lugar en formato adecuado y comprensible más orientado a la solución. El proceso de gestión de datos es un componente esencial de CPQ e incluso lo distingue de otros sistemas con funcionalidades similares. Con una adecuada gestión de datos CPQ puede impulsar la precisión en las cotizaciones, impactando positivamente en la eficiencia de la empresa.

7- Monitorea el progreso y realiza evaluaciones sistemáticas.

Conforme avance el proceso de implementación se recomienda monitorear su progreso para detectar oportunamente dificultades o necesidades de mejora. Cada vez que se realicen nuevas configuraciones, deberás proceder a evaluar si lo que has introducido funciona bien. Realiza pruebas exhaustivas de todas las funcionalidades de Salesforce CPQ para garantizar que funcionen según lo esperado y se ajusten eficazmente a tus procesos de negocio. Apóyate en los indicadores clave de rendimiento (KPI, Key Performance Indicators) para realizar una evaluación más precisa. Te recomendamos los siguientes:

• Porcentaje de cotizaciones creadas vía CPQ. Debe ser mayor del 90%.
• Porcentaje de cotizaciones reclamadas por errores. Antes de usar CPQ se estima un 30% de ellas con al menos un error.
• Tiempo de respuesta al cliente. Podrás apreciar reducciones próximas al 80%.

Evalúa todos los componentes configurados, así como la efectividad de la integración de CPQ con otros sistemas. Incluso, realiza pruebas con algunos usuarios finales para comprobar si se ajusta con sus expectativas y recibir retroalimentación de su experiencia. Asimismo, no olvides realizar evaluaciones de seguridad y de rendimiento general bajo diferentes demandas y circunstancias. Por si fuera poco, después de la implementación inicial, puedes considerar realizar iteraciones continuas para optimizar los procesos de cotización en función de la retroalimentación de los usuarios y los cambios en el negocio. Mantén un enfoque ágil y adaptable a las necesidades cambiantes de tu empresa.

En resumen, la implementación de Salesforce CPQ es un proceso complejo que requiere valiosos recursos técnicos y humanos. Si estás pensando en implementar Salesforce CPQ en tu empresa y deseas contar con asesoramiento, el equipo de SkyPlanner puede brindarte la orientación y el acompañamiento que precises de principio a fin. Puedes escribirnos a hello@theskyplanner.com.