Durante la implementación de Salesforce, aplicar las mejores prácticas resulta fundamental para garantizar el éxito a largo plazo. Desde la gestión de la higiene de datos, designar un propietario de producto, hasta la optimización de flujos y procesos internos, cada paso juega un papel crucial en la experiencia del usuario. Mantenerse al tanto de las actualizaciones de la plataforma Salesforce y adaptar continuamente los procesos empresariales son aspectos clave para maximizar su impacto en la organización. Además, estar preparado para reportar problemas y buscar soluciones efectivas resulta esencial para mantener la integridad y el rendimiento del sistema. Ya seas bisoño en Salesforce o todo un veterano, aquí tienes algunas de las mejores prácticas que debes conocer.
1- Comprender los procesos internos
La implementación exitosa de Salesforce requiere una comprensión profunda de los procesos internos y una lógica de negocio bien definida. Antes de realizar personalizaciones extensas, es recomendable priorizar claramente las necesidades fundamentales del negocio sobre deseos superfluos, iniciando con las funciones estándar de Salesforce para abordar las necesidades inmediatas. Este enfoque progresivo evita la complejidad innecesaria y facilita la resolución de problemas a largo plazo.
Además, es crucial captar detalladamente los requisitos al mapear los flujos de trabajo y procesos comerciales existentes antes de introducir nuevas funcionalidades. La tecnología se utiliza de manera efectiva solo cuando se comprenden cabalmente los procesos, permitiendo mejoras significativas en la experiencia del usuario. La racionalidad, priorizando la lógica de negocio sobre los deseos, se convierte en un principio clave para una implementación exitosa y adaptable a medida que evolucionan las necesidades del negocio.
2- Mantener en el foco en usuario final
La premisa fundamental de Salesforce es simplificar la vida de los usuarios finales. Para lograrlo, resulta esencial involucrarlos desde el inicio, incluso antes de la implementación. Esta participación activa genera un sentido de pertenencia entre los usuarios. Al mismo tiempo facilita la identificación y abordaje de posibles debilidades en sus experiencias. De lo contrario, se corre el riesgo de que los usuarios abandonen la plataforma, ya sea por confusión o por sentirse ignorados.
En este sentido, es crucial mantener a los usuarios al tanto de cambios y actualizaciones, buscando su opinión en diversas etapas y priorizando sus necesidades. Este enfoque garantiza el diseño de una plataforma que no solo se adapta a las exigencias del negocio. También genera resultados óptimos al considerar activamente la retroalimentación de los usuarios.
Además, tampoco olvides optimizar Salesforce para dispositivos móviles como un elemento clave para potenciar la eficiencia del equipo. Aprovecha Salesforce Mobile. También utiliza diseños responsivos en la personalización de la plataforma. Esta consideración de la usabilidad móvil y la adaptación de la interfaz a diversos tamaños de pantalla no solo mejora la productividad, también permite la accesibilidad a la información de Salesforce en cualquier ubicación.
3- Designar un propietario del producto
Muchas organizaciones han establecido una gestión efectiva de Salesforce mediante un propietario designado del producto. También puede entenderse como un administrador o gestor del proyecto. Este individuo, puede ser un empleado interno o un administrador externo, y sirve como punto de contacto para preguntas, problemas y solicitudes de actualización. El propietario del producto se convierte en un recurso invaluable para tu equipo, brindando asistencia directa y facilitando la comunicación eficiente sobre el uso de Salesforce. Vale destacar que los nuevos usuarios de Salesforce pueden recurrir a equipos de servicios administrados para ponerse en marcha antes de contratar a alguien internamente.
4- Seleccionar el socio consultor de Salesforce idóneo
Contar con un socio para la configuración, desarrollo, implementación y soporte durante tu viaje con Salesforce es invaluable. Estos expertos certificados pueden asesorarte en la configuración inicial, utilizando las mejores prácticas para propiciar el éxito continuo. Te ayudarán a tomar decisiones informadas sobre personalizaciones, enfocándose en las funciones esenciales y mantener la usabilidad del sistema.
Además, tu socio estará disponible para ofrecer soporte y capacitación continua, ocupándose de mejoras, problemas de usuarios, errores y nuevos requisitos a medida que surjan. Su experiencia y asistencia constantes son elementos clave para maximizar la eficacia y adaptabilidad de tu uso de Salesforce.
¿Qué es un socio consultor de Salesforce y cómo puede ayudarte?
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5- Priorizar la calidad de los datos
Mantener la calidad de los datos resulta esencial para la eficiencia de Salesforce. Descuidar este aspecto puede ocasionar datos incorrectos, duplicados o faltantes, dando origen a resultados erróneos que afectan la toma de decisiones. Se recomienda establecer procesos efectivos de higiene de datos, que incluyan convenciones de nomenclatura y listas de selección de datos para estandarizar la información. Capacitar a los usuarios en la importancia de mantener datos precisos y completos contribuye significativamente a este proceso.
Existen herramientas valiosas, como verificaciones de registros duplicados, limpieza de datos y métricas de calidad, para garantizar la integridad de los datos. Salesforce puede ser la única fuente de información para tu empresa, pero sin los datos adecuados, nunca podrás sacar el máximo provecho.
6- Actualizar y personalizar
La actualización y personalización en Salesforce son prácticas esenciales tanto para optimizar el rendimiento del sistema, como para asegurar su alineación con los requisitos cambiantes del negocio. Sin embargo, es crucial encontrar un equilibrio, evitando la excesiva personalización y código que puedan generar deudas técnicas futuras para el mantenimiento y escalabilidad. La recomendación es optar por opciones listas para usar siempre que sea posible, simplificando así los procesos para usuarios y administradores, facilitando la búsqueda y entrada de datos.
Al pasar de lo simple a lo profundo, es necesario elegir los recursos adecuados. Mantenerse al tanto de las actualizaciones de Salesforce y planificar cuidadosamente las personalizaciones requiere recursos informados y hábiles. Es fundamental conocer cuándo y qué actualizaciones se implementarán. Y, para superar desafíos, contar con recursos en línea y socios de Salesforce que proporcionen orientación cuando sea necesario. La elección de estos recursos adecuados se convierte en una estrategia clave para maximizar el valor de Salesforce y lograr su funcionamiento fluido a largo plazo.
7- Trazar estrategias de integración
Desarrollar una sólida estrategia de integración es crucial para conectar Salesforce de manera efectiva con otros sistemas en tu entorno tecnológico. Utiliza APIs y herramientas de middleware para asegurar un flujo de datos sin inconvenientes entre las plataformas. La interoperabilidad entre Salesforce y otras aplicaciones empresariales mejora la coherencia y accesibilidad de la información. Una estrategia bien pensada facilita la sincronización de datos en tiempo real y evita redundancias, permitiendo un flujo informativo eficiente entre sistemas. De esta manera, optimiza la toma de decisiones basada en datos.
8- Utilizar automatizaciones e IA
La clave para optimizar procesos en Salesforce es la utilización estratégica de herramientas de automatización tales como flujos de trabajo y disparadores. Esta práctica no solo mejora la eficiencia general y reduce errores en la data. También libera tiempo y recursos al equipo al automatizar tareas repetitivas. Resulta esencial identificar y planificar detalladamente las tareas apropiadas para la automatización, evitando impactos negativos en el rendimiento del sistema. Con herramientas como Flow Builder, Salesforce proporciona una plataforma robusta para implementar de manera efectiva la automatización, mejorando significativamente la operatividad de la organización. ¡Con la explosión de IA en el CRM, las automatizaciones han crecido exponencialmente!
9- Establecer un sólido modelo de gobernanza
La implementación de un sólido modelo de gobernanza es fundamental para administrar eficientemente Salesforce. Este modelo incluye la gestión de cambios, la supervisión del uso y la garantía del cumplimiento. Establecer un proceso de control de versiones asegura una implementación supervisada de actualizaciones y cambios, reduciendo el riesgo de errores y conflictos. Además, mantener documentación detallada para configuraciones y personalizaciones permite una comprensión clara de la estructura del sistema y facilita futuras actualizaciones. La gobernanza en Salesforce es clave para mantener la estabilidad y la coherencia en el entorno de trabajo, promoviendo la eficiencia y la seguridad.
10- Realizar constantes monitoreos y auditorías
El monitoreo constante del rendimiento en Salesforce es crucial para proveer una experiencia de usuario óptima y un funcionamiento eficiente del sistema. Herramientas como Salesforce Health Check y Analytics facilitan la identificación y resolución de posibles cuellos de botella, permitiendo ajustes proactivos que mejoran la velocidad y la eficiencia. Este enfoque preventivo no solo asegura un funcionamiento sin problemas, sino que también evita interrupciones no planificadas, manteniendo un entorno Salesforce adaptado a las necesidades del negocio en evolución.
Además, realizar auditorías aleatorias permite identificar áreas de mejora, optimizar personalizaciones y eliminar elementos no utilizados. De esta manera, aseguras que Salesforce evolucione de manera acorde con los requisitos del negocio a largo plazo. La optimización continua no solo mejora el rendimiento del sistema, también contribuye a la dinámica empresarial.
11- Facilitar la colaboración y comunicación
Fomentar la colaboración entre los usuarios es vital para maximizar la utilidad de Salesforce. Aprovecha herramientas como Salesforce Chatter, Slack u otras integradas con Salesforce, para facilitar la comunicación. Así creas un entorno donde los usuarios puedan compartir eficientemente ideas, actualizaciones y mejores prácticas. Estimular el intercambio de información dentro de la plataforma no solo fortalece la colaboración. Además, mejora la eficiencia operativa y la toma de decisiones basada en datos.
12- Utilizar entornos de prueba
Antes de lanzar cualquier nueva funcionalidad o cambio importante en el entorno de producción, es necesario llevar a cabo pruebas exhaustivas en un entorno de prueba. Esto permite identificar y corregir posibles problemas antes de que afecten al funcionamiento en tiempo real. Así se evitan sorpresas desagradables, asegurando que los ajustes marchen como se espera. La realización de pruebas regulares en las funcionalidades existentes también es importante para garantizar que sigan operativas y que el equipo las utilice adecuadamente.
Por otro lado, la capacitación integral de los usuarios es esencial para desarrollar su competencia en el uso de Salesforce. Un equipo bien entrenado maximiza las capacidades de la plataforma y contribuye a optimizar su rendimiento. Invertir en la capacitación de los usuarios es una decisión clave para garantizar el éxito a largo plazo.
13- Documentar todo
Después de implementar funcionalidades en Salesforce, resulta fundamental mantener la lógica que soporta las decisiones y el uso del sistema. Elabora una sólida documentación para administradores y usuarios finales, detallando métodos, elementos clave y funciones específicas. Además, como complemento de las pruebas, la documentación actualizada sirve como guía de estudio para el equipo, asegurando coherencia y eficiencia.
14- Garantizar la seguridad de los datos
La seguridad de los datos es crucial. Implementa medidas que establezcan un sistema eficaz para la protección de los datos sensibles de tu organización. Por ejemplo, utiliza contraseñas seguras, autenticación multifactorial, copias de seguridad periódicas, filtrado de direcciones IP, etc. Otras medidas, como la combinación de perfiles, conjuntos de permisos y seguridad a nivel de campo, aseguran que cada usuario tenga acceso solo a la información necesaria para cumplir con sus roles y responsabilidades. Así se fortalecen la integridad y confidencialidad de los datos en Salesforce.
15- Establecer una estrategia de gestión de cambios
La gestión de cambios en Salesforce se torna esencial para el crecimiento y escalabilidad de tu solución. Esta práctica permite introducir nuevas funciones de manera priorizada y planificada, evitando posibles impactos negativos en los usuarios o en la operación general de la empresa. Involucra la elección de un equipo dedicado, desarrollo de estrategias para solicitudes de cambio, participación activa de actores clave, consideración del impacto en usuarios y procesos. Asimismo, contempla el diseño de planes de formación y comunicación. Adoptar esta práctica es crucial para garantizar una transición sin problemas, optimizar el rendimiento y minimizar riesgos asociados a cambios significativos en Salesforce.
Siguiendo estas prácticas, tu organización aprovechará al máximo las ventajas de Salesforce, mejorando la productividad, la precisión de los datos y la satisfacción de los usuarios. No olvides revisarlas y ajustarlas a medida que tu negocio evoluciona y Salesforce introduce nuevas funcionalidades.
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