Nuestras 5 Herramientas Preferidas para la Migración de Datos en Salesforce

El trabajo de cualquier entidad genera diariamente una enorme cantidad de información que se registra en su base de datos. Con el tiempo, puede surgir la necesidad de mover esos datos de un sitio a otro. Las causas que pueden provocar esta migración son diversas: el trabajo paralelo en dos sistemas cuyos datos necesitan ser integrados; la adopción de un nuevo CRM; el rediseño del modelo de datos de la organización hacia uno más escalable; acciones de mantenimiento o actualización; entre otras muchas. Es un procedimiento inherente al desarrollo de las empresas, y por ello, es muy importante estar preparado para acometerlo eficaz y oportunamente. ¡Hacerlo manualmente resulta impensable en el siglo XXI!

Recomendaciones a tener en cuenta antes de hacer una migración de datos

Antes de poner en práctica una migración de datos, debemos tener en cuenta algunas cuestiones importantes. Si bien algunas pueden parecer bastante intuitivas, su aplicación dentro del procedimiento puede significar, desde el logro de la operación con éxito, hasta la comisión de un craso error. Seguidamente mostramos algunas recomendaciones a tener en cuenta durante la migración de datos:

• Preparación del proceso de migración: los encargados de este proceso deben diseñar bien todos los pasos que, desde el punto de vista técnico, serán necesarios para realizar la migración de datos. Un correcto proceso de mapeo; adecuada relación y orden entre los registros; formato de los datos; comprobación y aseguramiento de compatibilidad; por solo citar algunos ejemplos.
• Optimización del modelo de datos: los procesos de migración son los momentos ideales para revisar la estructura de datos que tenemos y optimizarla, integrando elementos o eliminando aquellos innecesarios.
• Copia de respaldo: si el proceso de migración de datos se prepara y ejecuta eficientemente, no debe provocar ningún problema. Pero en caso de que aparezca, tener una copia de respaldo es vital para asegurar la integridad de los datos.
• Información oportuna: mantener informadas a todas las partes interesadas acerca del proceso de migración de datos y las etapas por las que se atraviesa es fundamental. De esta manera se evitan desencuentros y se aprovechan mejor las bondades del proceso.
• Selección de una herramienta de migración de datos: una vez definido nuestro objetivo con el proceso de migración, se debe elegir la herramienta más adecuada para realizarlo. En este sentido debe tenerse muy en cuenta en qué medida las prestaciones de cada herramienta corresponden con las necesidades y posibilidades de la entidad.

Herramientas para la migración de datos en Salesforce

Las herramientas que ejecutan la migración de datos son del tipo ETL (extracción, trasformación y carga) y existe una gran variedad disponible. Algunas son adecuadas para principiantes o no programadores, mientras que otras pueden ser preferidas por desarrolladores. Todas tienen similitudes en cuanto a sus funcionalidades, aunque cada una posee fortalezas y debilidades. La elección que se haga de ellas debe basarse no solo en los objetivos de cada empresa, sino también en lo que la herramienta permita hacer. En tal sentido, a continuación, veamos una serie de herramientas de Salesforce para la migración de datos con sus respectivas propiedades generales.

Salesforce Data Loader

Es una aplicación cliente de Salesforce que se distingue del resto por su alta seguridad y eficacia en el manejo de grandes volúmenes de datos. Provee una interfaz de asistente, amigable y fácil de usar y tiene dos formas principales de uso: a través de la interfaz de usuario (para macOS y Windows) y a través de la interfaz de línea de comando (CLI por sus siglas en inglés) (solo para Windows). Esto último le permite realizar operaciones complejas y repetitivas.

Data Loader incluye las opciones básicas de insertar, actualizar, upsert, borrar, exportar, exportar todo y borrar permanentemente (hard delete). Además, ofrece la posibilidad de eliminación masiva, y la opción de auto-mapeo. Permite comprobar la efectividad de las operaciones gracias a la generación de archivos CSV (Comma-separated values) con el registro de éxitos y errores. Soporta todos los objetos de Salesforce, incluyendo los personalizados.

Salesforce Data Import Wizard

Data Import Wizard es una herramienta accesible desde Salesforce, sin necesidad de descargar ni instalar ningún software. Posee una interfaz unificada que permite importar datos de muchos de los objetos estándares de Salesforce, como prospectos, cuentas o contactos; así como de objetos personalizados. Para realizar su función solo es necesaria la organización de los datos en el punto de origen. Seguidamente se asignan y editan los campos necesarios para realizar la importación, que puede ser de hasta 50, 000 registros de una vez. También incluye la opción de ejecutar procesos y flujos de trabajo. Otra gran característica que tiene es el mapeo de campos, pero desafortunadamente, el mapeo no se puede guardar para su uso posterior. 

JitterBit Data Loader

Es una herramienta de código abierto de Jitterbit. Combina el poder de las API, la integración y la IA. Muy útil para importar la información referida a los clientes potenciales o leads, y adecuada para tareas ad-hoc rápidas, por su sencilla interfaz y sus múltiples funcionalidades. Su tecnología intuitiva de creación de API permite reutilizar aplicaciones y datos.

Está diseñada para administradores, lo cual libera la carga de los recursos de TI. Emplea las credenciales de inicio de sesión de Salesforce, las que se conservan para uso posterior.

Ofrece las opciones básicas de insertar, actualizar y upsert, también posee las opciones de consultar, eliminar y carga masiva. Posibilita la selección de campos y objetos mediante point and click. Ofrece la opción de configurar archivos CSV y otras bases de datos y permite cargar datos desde discos locales, FTP y bases de datos como MySQL, Oracle y SQL Server. Su interfaz de usuario es útil para mapear campos de objetos.

Dataloader.io

Dataloader.io es una herramienta web basada en la nube y desarrollada por MuleSoft, a la que puede accederse utilizando las credenciales de Salesforce. Es capaz de importar, exportar, borrar datos y programar tareas con una sencilla interfaz de usuario. A través de ella, los administradores pueden acceder al historial de auditoría para monitorear las tareas realizadas, así como hacer búsquedas basándose en texto, no en Id de registros. Esto facilita la creación y operación de Vlookups.

Adicionalmente, cuenta con auto-mapeo y es capaz de exportar reglas hacia objetos. Asegura la confidencialidad de la información mediante encriptación. Posee tres versiones: dos de pago y una gratuita. Se utiliza con frecuencia en programas sociales que requieren actualización continua, tales como Salud y Educación. Su principal desventaja es que no limita el volumen descargable por perfiles lo que recarga el trabajo de los administradores.

Salesforce Inspector

Es una herramienta accesible desde Salesforce a través de las extensiones correspondientes en los navegadores Chrome y Firefox. Es capaz de importar y exportar, así como mostrar la totalidad de los datos y los metadatos, que pueden también descargarse. Permite ajustar flexiblemente el tamaño de cada lote a importar, muestra los detalles resultantes de la importación y facilita la depuración.

En el caso de los campos formulados puede mostrar la fórmula aplicada. También muestra, en la página de detalles, el External ID y el autonumérico de un campo.

A continuación, algunos elementos complementarios a modo de resumen para cada herramienta:

Herramienta	Salesforce Data Loader	Salesforce Data Import Wizard	JitterBit Data Loader	Data Loader.io	Salesforce Inspector
Uso Preferente	Entre instancias de Salesforce para grandes volúmenes de datos (entre 50 mil y 5 mill de registros). Si necesita programar cargas de datos regulares (como importaciones nocturnas) o hacer backup. Operable por todos los roles.	Entre instancias de Salesforce, cuando el volumen de datos no excede los 50 mil registros y desea evitar duplicados. Operable por todos los roles.	Tareas ad-hoc rápidas. Diseñada para administradores de Salesforce.	Migraciones masivas y recurrentes de datos a gran escala.	Amplio espectro. Utilizable prácticamente por cualquiera.
Funcionalidades Principales	Importa y exporta. Operaciones: insert, update, upsert, delete. Mapeo Automático. Eliminación masiva eficiente.	Importa. Operaciones: insert, update y upsert. Depura duplicados.	Importa y exporta. Operaciones: query, insert, update, upsert, delete, bulk loads. Permite automatizar y programar estas operaciones. Crea copias de seguridad automáticamente.	Importa y exporta. Operaciones: insert, upsert, update y delete. Mapeo Automático. Automatización de tareas programables.	Importa y exporta. Operaciones: query, insert, upsert, update y delete.
Datos Importados/ Exportados	Importa ficheros CSV y desde conexiones a bases de datos. Exporta ficheros CSV.	Importa ficheros CSV.	Importa y exporta ficheros planos (con cualquier delimitador, ej: CSV), Excel y conexiones a bases de datos ODBC o JDBC.	Importa y exporta ficheros CSV.	Importa ficheros CSV o Excel. Exporta ficheros Excel, CSV y JSON.
Núm máx. de registros soportados	5 M	50 K	Ilimitados	-Gratis: 10 K/mes -Professional: 100 K/mes -Enterprise: ilimitados	10 K
Costo	Gratis	Gratis	Gratis	Freemium	Gratis
Tipo de solución	Local	Basada en la nube (Salesforce)	Basada en la nube o local.	Basada en la nube	Extensión en Chrome y Firefox

¿Te gustaría contar con ayuda para elegir la herramienta de Salesforce más adecuada para la migración de datos en tu empresa? El equipo de SkyPlanner puede brindarte la orientación que necesitas y asesorarte, a partir de su vasta experiencia, durante el proceso de migración de datos. Puedes escribirnos a hello@theskyplanner.com.