El reto
La Universidad Estatal de Arizona (ASU) se estaba mudando a un nuevo sistema de información escolar (SIS) llamado Infinite Campus, que no tenía la capacidad de completar solicitudes de estudiantes. Para resolver este problema, crearon un nuevo portal web para alimentar las solicitudes y los documentos de los estudiantes en Salesforce, pero necesitaban un proceso automático para exportar las solicitudes aprobadas de los estudiantes y sus documentos desde Salesforce a Infinite Campus. Sin esta integración, los estudiantes inscritos no podrían acceder a su sistema de información escolar, que incluye contenido como tareas, comunicaciones entre maestros y estudiantes, registro de clases y otros tipos de datos.
Nuestra Solución
Nuestra propuesta era construir una solución robusta y automatizada, que pudiera exportar todas las solicitudes de los estudiantes y sus documentos adjuntos cada una hora al servidor FTP de Infinite Campus y también leer los resultados importados. Además, tuvimos que implementar un proceso automático que permitiera a Infinite Campus recibir las últimas solicitudes aprobadas, así como mantener a los asesores de Salesforce actualizados con los comentarios recibidos de Infinite Campus.
Cómo lo hicimos
Dado que Infinite Campus necesitaba que la información se colocara en su FTP para ser consumida por su Utilidad de Importación de Datos, programada para ejecutarse cada una hora, nuestro equipo decidió utilizar Jitterbit como una herramienta que podría programarse para exportar información de Salesforce e importar sus comentarios. Adicionalmente, fue necesaria una implementación en Salesforce para garantizar la exportación de las solicitudes requeridas y sus documentos correspondientes. De esta manera, evitamos el envío de solicitudes duplicadas y aseguramos el reenvío de solicitudes de estudiantes reprobadas.
Qué usamos
Fue necesario utilizar una máquina virtual para instalar y configurar Jitterbit y realizar así las exportaciones e importaciones de las solicitudes de los estudiantes. Además, también empleamos la plataforma Force.com para implementar la mayoría de las automatizaciones necesarias.
Los resultados
Gracias a la solución desarrollada, Infinite Campus logró una visibilidad total de las solicitudes aprobadas por los estudiantes. Por lo tanto, se garantizó la comunicación entre los asesores de ASU e Infinite Campus, asegurando que todas las solicitudes de los estudiantes que fueran aprobadas, se exportaran a su servidor FTP. Además, la automatización del proceso de exportación de estas aplicaciones y sus documentos permitió actualizaciones en tiempo real.
